Hướng Dẫn Thủ Tục Gửi Hàng Đi Nước Ngoài Mới Nhất

Thủ tục gửi hàng đi nước ngoài là bước quan trọng giúp kiện hàng được vận chuyển hợp pháp và thông quan thuận lợi tại quốc gia nhận. Tuy nhiên, nhiều cá nhân và doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn khi chuẩn bị giấy tờ, khai báo hải quan hoặc đóng gói hàng hóa đúng tiêu chuẩn quốc tế. Trong bài viết dưới đây, GOZO Express sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục gửi hàng đi nước ngoài mới nhất, bao gồm các giấy tờ cần thiết, quy trình thực hiện và những lưu ý quan trọng giúp việc gửi hàng quốc tế trở nên nhanh chóng và đơn giản hơn.

Thủ tục gửi hàng đi nước ngoài gồm những gì?

Để hoàn tất thủ tục gửi hàng đi nước ngoài, người gửi cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ và thông tin liên quan đến người gửi, hàng hóa và các quy định xuất khẩu. 

Giấy tờ cá nhân

Đối với cá nhân gửi hàng quốc tế, người gửi cần cung cấp các thông tin cơ bản như họ tên, số điện thoại, địa chỉ và giấy tờ tùy thân như CMND/CCCD hoặc hộ chiếu. Những thông tin này được sử dụng để xác minh người gửi và phục vụ việc khai báo trong thủ tục gửi hàng đi nước ngoài.

Chứng từ hàng hóa

Ngoài thông tin cá nhân, người gửi cần cung cấp các chứng từ liên quan đến hàng hóa như hóa đơn mua bán, danh sách sản phẩm hoặc thông tin chi tiết về loại hàng, số lượng và giá trị. Các chứng từ này giúp cơ quan hải quan xác định nguồn gốc và giá trị của lô hàng khi thực hiện thủ tục gửi hàng đi nước ngoài.

Giấy phép đặc biệt (nếu có)

Đối với một số mặt hàng đặc thù như thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế hoặc sản phẩm có giá trị cao, người gửi có thể cần thêm các giấy phép hoặc chứng nhận theo quy định. Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ này sẽ giúp lô hàng đáp ứng đúng yêu cầu pháp lý và thuận lợi hơn trong quá trình làm thủ tục gửi hàng đi nước ngoài.

Quy trình thủ tục gửi hàng đi nước ngoài

Để hoàn tất thủ tục gửi hàng đi nước ngoài, người gửi cần thực hiện theo một quy trình nhất định nhằm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng quy định và thông quan thuận lợi. Việc thực hiện đúng từng bước trong quy trình sẽ giúp hạn chế rủi ro và tiết kiệm thời gian khi gửi hàng quốc tế.

Kiểm tra mặt hàng có được phép gửi không

Trước khi thực hiện thủ tục gửi hàng đi nước ngoài, người gửi cần kiểm tra kỹ xem mặt hàng có nằm trong danh mục cấm hoặc hạn chế xuất khẩu hay không. Mỗi quốc gia đều có quy định riêng đối với các loại hàng hóa được phép nhập khẩu. Một số mặt hàng như chất dễ cháy nổ, vũ khí, hàng giả, pin lithium không đạt tiêu chuẩn, chất lỏng nguy hiểm hoặc các sản phẩm thuộc diện kiểm soát đặc biệt thường không được phép vận chuyển quốc tế.

Đóng gói đúng tiêu chuẩn quốc tế

Đóng gói là bước quan trọng trong quá trình thực hiện thủ tục gửi hàng đi nước ngoài. Hàng hóa cần được đóng gói chắc chắn bằng thùng carton, xốp chống sốc hoặc các vật liệu bảo vệ phù hợp để tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển đường dài. Đối với các mặt hàng dễ vỡ, cần sử dụng thêm lớp chống va đập và dán nhãn cảnh báo bên ngoài kiện hàng.

Khai báo thông tin hải quan

Khai báo hải quan là bước bắt buộc trong nhiều trường hợp khi thực hiện thủ tục gửi hàng đi nước ngoài. Người gửi cần cung cấp đầy đủ thông tin về loại hàng hóa, số lượng, giá trị, mục đích gửi và thông tin người nhận. Các thông tin này được sử dụng để cơ quan hải quan kiểm tra và xác định nghĩa vụ thuế cũng như các quy định liên quan đến lô hàng. 

Nộp hồ sơ & bàn giao cho đơn vị vận chuyển

Sau khi hoàn tất khai báo thông tin, người gửi sẽ tiến hành nộp các giấy tờ cần thiết và bàn giao hàng hóa cho đơn vị vận chuyển. Đơn vị logistics sẽ tiếp nhận hàng, kiểm tra chứng từ và xử lý các bước tiếp theo trong thủ tục gửi hàng đi nước ngoài. Ở bước này, các thông tin về người gửi, người nhận và chi tiết hàng hóa cần được xác nhận lại để đảm bảo tính chính xác trước khi hàng được vận chuyển ra nước ngoài.

Theo dõi vận chuyển & thông quan

Sau khi hàng hóa được gửi đi, người gửi có thể theo dõi tình trạng vận chuyển thông qua mã vận đơn do đơn vị vận chuyển cung cấp. Trong quá trình vận chuyển quốc tế, lô hàng sẽ trải qua các bước kiểm tra và thông quan hải quan tại quốc gia xuất khẩu và quốc gia nhập khẩu. Khi hoàn tất các thủ tục cần thiết, hàng hóa sẽ được chuyển tiếp đến địa chỉ người nhận.

Xem thêm:

• Hàng Quốc Tế Giao Bao Lâu? Cập Nhật Thời Gian Vận Chuyển Mới Nhất
• Nhận Hàng Từ Nước Ngoài Gửi Về Việt Nam Có Mất Phí Không?

Thủ tục gửi hàng đi nước ngoài có cần khai hải quan không?

Việc khai báo hải quan là một phần bắt buộc và quan trọng nhất trong thủ tục gửi hàng đi nước ngoài, bởi mọi kiện hàng khi rời khỏi biên giới Việt Nam và nhập cảnh vào quốc gia khác đều phải được cơ quan chức năng kiểm soát về an ninh, tính hợp pháp và thuế suất. 

Thông qua tờ khai hải quan (thường được tích hợp trên vận đơn Airway Bill), bạn phải cung cấp chi tiết về tên hàng, số lượng, giá trị và mục đích gửi để làm căn cứ tính thuế nhập khẩu hoặc kiểm tra danh mục hàng cấm. 

Nếu thông tin khai báo không trung thực hoặc thiếu sót, kiện hàng có rủi ro cao bị giữ lại, xử phạt hành chính hoặc tiêu hủy tại cửa khẩu, do đó việc thực hiện thủ tục gửi hàng đi nước ngoài một cách minh bạch và chính xác sẽ giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng, đảm bảo hàng hóa đến tay người nhận đúng kỳ hạn.

Những lỗi thường gặp khi làm thủ tục gửi hàng đi nước ngoài

Khi thực hiện thủ tục gửi hàng đi nước ngoài, chỉ một sai sót nhỏ trong khâu chuẩn bị cũng có thể khiến kiện hàng bị giữ lại, phát sinh chi phí hoặc thậm chí bị tiêu hủy. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất mà bạn cần lưu ý để quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ:

• Khai báo sai thông tin hàng hóa: Đây là lỗi nghiêm trọng nhất. Việc khai sai tên mặt hàng, số lượng hoặc tình trạng (mới/cũ) không chỉ khiến hàng bị kẹt tại hải quan mà còn có thể khiến bạn bị liệt vào danh sách đen của các hãng vận chuyển quốc tế.

• Khai thấp trị giá hàng hóa để né thuế: Nhiều người có thói quen khai giá trị món hàng cực thấp để người nhận không phải đóng thuế nhập khẩu. Tuy nhiên, nếu hải quan nước sở tại định giá lại và phát hiện không trung thực, kiện hàng sẽ bị phạt nặng hoặc bị thu giữ.

• Thông tin người nhận thiếu chính xác: Thiếu số điện thoại, sai mã bưu chính (Zip Code) hoặc địa chỉ không rõ ràng là nguyên nhân hàng đầu khiến hàng bị giao chậm hoặc bị hoàn trả về Việt Nam, gây tốn kém gấp đôi chi phí vận chuyển.

• Gửi hàng nằm trong danh mục cấm/hạn chế: Mỗi quốc gia có quy định riêng về thực phẩm, mỹ phẩm hay thuốc nam. Việc không kiểm tra kỹ danh mục hàng cấm trước khi làm thủ tục gửi hàng đi nước ngoài khiến lô hàng có nguy cơ bị tiêu hủy ngay lập tức tại cửa khẩu.

• Đóng gói không đúng quy cách: Sử dụng thùng carton quá yếu, thiếu xốp chống sốc hoặc dán băng keo lỏng lẻo. Khi hàng đi qua các trung tâm phân loại tự động quốc tế, việc đóng gói sơ sài dễ dẫn đến hư hỏng và bị từ chối bồi thường bảo hiểm.

Cách làm thủ tục gửi hàng đi nước ngoài nhanh và đơn giản nhất

Để thực hiện thủ tục gửi hàng đi nước ngoài nhanh chóng và hạn chế phát sinh rủi ro, người gửi có thể thực hiện theo các bước sau:

Chuẩn bị thông tin người gửi và người nhận

Trước khi gửi hàng, bạn cần chuẩn bị đầy đủ thông tin của người gửi và người nhận bao gồm: họ tên, địa chỉ chi tiết, số điện thoại và quốc gia nhận hàng. Đây là dữ liệu bắt buộc để đơn vị vận chuyển lập vận đơn và tiến hành các bước trong thủ tục gửi hàng đi nước ngoài.

Chuẩn bị thông tin và chứng từ hàng hóa

Người gửi cần cung cấp thông tin chi tiết về loại hàng, số lượng, trọng lượng và giá trị sản phẩm. Trong một số trường hợp, cần thêm hóa đơn mua bán hoặc danh sách hàng hóa để phục vụ việc khai báo hải quan khi thực hiện thủ tục gửi hàng đi nước ngoài.

Ủy quyền khai báo hải quan

Bạn chỉ cần cung cấp thông tin cá nhân và trị giá hàng hóa. Đơn vị vận chuyển sẽ thay mặt bạn soạn thảo Hóa đơn thương mại (Invoice), Tờ khai chi tiết (Packing List) và các chứng từ xuất khẩu cần thiết.

Theo dõi hành trình trực tuyến

Sau khi hoàn tất hồ sơ và khai báo thông tin, người gửi tiến hành bàn giao hàng hóa cho đơn vị vận chuyển quốc tế. Đơn vị logistics sẽ tiếp nhận hàng, kiểm tra chứng từ và xử lý các bước tiếp theo trong quá trình vận chuyển. Sau khi bàn giao hàng, bạn nhận mã Tracking Number để theo dõi lộ trình đơn hàng từ lúc rời kho Việt Nam cho đến khi phát thành công tại nước sở tại.

Dịch vụ gửi hàng đi nước ngoài GOZO Express

GOZO Express là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ gửi hàng quốc tế, hỗ trợ cá nhân và doanh nghiệp thực hiện thủ tục gửi hàng đi nước ngoài nhanh chóng, an toàn và đúng quy định. Với quy trình làm việc chuyên nghiệp, GOZO Express giúp khách hàng đơn giản hóa các bước gửi hàng quốc tế, từ khâu kiểm tra mặt hàng, đóng gói đến khai báo hải quan và theo dõi vận chuyển.

Khi sử dụng dịch vụ tại GOZO Express, khách hàng sẽ được đội ngũ chuyên viên tư vấn chi tiết về các quy định xuất khẩu, danh mục hàng hóa được phép gửi và những giấy tờ cần chuẩn bị. Đồng thời, đơn vị cũng hỗ trợ đóng gói hàng hóa theo tiêu chuẩn vận chuyển quốc tế, giúp giảm thiểu rủi ro hư hỏng trong quá trình vận chuyển đường dài.

Bên cạnh đó, GOZO Express còn hỗ trợ khách hàng hoàn thiện hồ sơ và thực hiện các bước trong thủ tục gửi hàng đi nước ngoài, bao gồm khai báo thông tin hải quan, xử lý chứng từ và theo dõi tình trạng thông quan của lô hàng. Nhờ vậy, quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi và tiết kiệm thời gian cho người gửi.

Với mạng lưới vận chuyển rộng khắp, GOZO Express kết nối đến nhiều quốc gia và vùng lãnh thổ như Mỹ, Canada, Úc, Nhật Bản, Hàn Quốc và các nước châu Âu. Hệ thống theo dõi vận đơn minh bạch giúp khách hàng dễ dàng kiểm tra hành trình của kiện hàng trong suốt quá trình vận chuyển.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp gửi hàng đi nước ngoài nhanh chóng, an toàn và tối ưu chi phí, dịch vụ của GOZO Express sẽ là lựa chọn đáng tin cậy giúp quá trình thực hiện thủ tục gửi hàng đi nước ngoài trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.

Xem thêm: Bảng Giá Gửi Hàng Quốc Tế Mới Nhất Tại GOZO Express

Việc nắm rõ thủ tục gửi hàng đi nước ngoài sẽ giúp người gửi hạn chế rủi ro, tiết kiệm thời gian và đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi. Từ khâu chuẩn bị giấy tờ, khai báo hải quan đến đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển, mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng trong quá trình gửi hàng quốc tế.

Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm hoặc muốn đơn giản hóa quy trình, lựa chọn đơn vị logistics uy tín là giải pháp hiệu quả. Với dịch vụ vận chuyển quốc tế chuyên nghiệp, GOZO Express hỗ trợ khách hàng thực hiện thủ tục gửi hàng đi nước ngoài nhanh chóng, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và đến tay người nhận đúng thời gian.

Tham khảo thêm:

• Forwarder Là Gì? Tầm Quan Trọng Của FWD Trong Xuất Nhập Khẩu
• 5 Cách Kiểm Tra Đơn Hàng Từ Nước Ngoài Gửi Về Nhanh & Chính Xác
• Nhận Hàng Từ Nước Ngoài Có Mất Phí Không? Tổng Hợp Các Khoản Phí Cần Biết